一般事務とどう違う？営業事務が向いている人の特徴5選

わたしは現在(2023年1月時点)、営業事務の仕事をしています。2回転職していますが、職種は同じです。

経済系の大学卒でこれといった専門分野もないため、「地元で給料がまともな事務求人」を受けまくった結果、たどり着いたのが営業事務でした。最初は慌ててミスを連発し落ち込みましたが、年数を重ねて身についたこともあります。転職活動においては、経験があったことが有利になったと思います。

わたしのように専門分野が無くても、パソコン入力がある程度できれば、取り組める仕事だと思います。

今回は、営業事務の仕事内容や向いている人の特徴、事務求人でみかける「一般事務」との違いについてご紹介します。これから事務職へ転職する人、営業事務を希望する人の参考になれば幸いです。（こんなわたしでも何とかやってるよ～という応援も込めて！）

営業事務の仕事内容

営業事務は、主に営業のサポート業務を行います。営業活動の準備、進行中の案件管理、納期の管理など、営業が売上をあげられるよう努めます。具体的に以下の業務があります。

• 見積作成
• 製品カタログ印刷、送付
• 新規・既存顧客からの問い合わせメールの対応
• 受注の確認、製品手配
• 入金確認

会社の規模によって業務が異なる場合もありますが、おおむねこのような内容かと思います。

さらに、他にも電話応対や来客対応などの仕事があります。これは、次に紹介する一般事務の仕事内容と重複します。事務が複数人いる場合は協力・分担して行います。

営業事務と一般事務の違い

営業事務の仕事内容と重複している場合も多い一般事務ですが、求人情報では「社内基本業務」「パソコン事務」と記載されているのをみかけます。

営業事務が顧客対応に特化している一方で、一般事務は社内向けで、仕事内容が幅広いです。電話応対をはじめ資料作成、備品の管理発注や社内のデータ処理があります。何にでも柔軟に対応することがに求められます。

では、営業事務に求められることとはどんなことでしょうか？そして、どんな人が向いているのでしょうか？わたしの経験もふまえて、次でご紹介します。

営業事務が向いている人の特徴

チームで働ける人

チームとは、大きくは会社全体ですが、日々の業務の関わりでいうと、営業と営業事務になります。わたしの会社は小規模なので、社長と専務も営業活動をしており、チームに含まれます。

ひとりで業務を進めることはほとんどありません。どの業務でも、チームの誰かに質問する、確認する、お願いすることがあります。また、チームの誰かから仕事を頼まれます。持ちつ持たれつの関係を築ける人、チームの役に立つことに喜びを感じる人が向いています。

マルチタスクをこなせる人

人と関わりながら仕事を進めていくと、自分の仕事に集中することが難しいことが多いです。そのため、作業を同時進行してもイラつかず、淡々とこなせる人が向いていると思います。

ある日のよださんの行動を通して、作業の同時進行ぶりをみてみましょう。

このように、常に複数の用件を抱えています。もし、１件ずつ着実に、順番通り完了させられたら、覚えておくことも少なくて済み、ミスも減るでしょうね。

用件を記入したメモを失くしたら一大事！素早く正確に記録しておくことも、マルチタスクの基本です。

電話応対・メールWeb対応ができる人

社会人の基本と言われそうですが、営業事務にとっては日常業務になるため、得意に越したことはありません。

適切なマナー、気持ちの良い対応は当然のこと。ただ取次をするだけではなく、契約書類の問い合わせに対する回答、製品の不備に対するお詫び、納期の遅れに関する説明など言葉を選んで話す機会も多いため、臨機応変な対応が必要です。

メールや会社ホームページからの問い合わせもあります。メールのマナー、適切な表現や迅速な返信が求められます。画像や動画を使ってわかりやすく表現できる反面、ネット環境や動画サイズなど気を配るポイントもあります。更に、LINEなどSNSを利用する企業が増えています。「気軽」でもお客様に対する姿勢は、電話やメールと変わりません。

商品知識を学び、売上を意識できる人

仕事に慣れるまでは、問い合わせにうまく対応できず、くよくよする時期があります。最初は知らないことだらけ、仕方ないことです。

営業事務は、受注処理や製品手配を行うため、ある程度の商品知識は必要です。わたしの経験上、どの会社でも営業事務は商品の勉強をします。入社後にひと通り説明をしてもらえますが、あとは実務で覚えていくことになります。今でも、初めての問い合わせ内容は、営業や上司に教えてもらい、伝えられる程度には理解し、回答しています。

どんな製品でも、好きでも嫌いでも、関係ありません。問い合わせから逃げず、自分ができるところまで対応しようという姿勢が大切です。もちろん、自分の手に負えない、難しいことはチームの誰かにお願いすることも必要だと思います。

そして、その自分のがんばりが注文につながる日がやってきます。ひとりで電話注文を受け付けられたり、問い合わせの回答がスムーズにできることが、売上に直結します。日々の業務が売上につながっていることを意識でると良いです。

商品管理、納期管理ができる人

管理というと難しそうですが、具体的には、用意ができた製品と注文内容は合っているか、決められた日にちまでに発送することは可能か、計画し実行することです。

お客様からの注文だけでなく、依頼されたことには必ず締切（期限）があります。相手から締切を言ってこない場合は、問い合わせるべきです。締切を守れないと信用を失います。締切から逆算して予定を立て、いつまでに何を確認しておくべきなのかを把握する必要があります。

一人で行うには難しい場合は、チームで行いますが、各自が締切までの流れや進捗を理解し、行動します。

営業事務職が向いていない人の特徴

・ひとりで作業をしたい人

誰にも話しかけられることなく、手を止められることない環境は、営業事務にはありません。

・新しいことを受け入れることが苦手な人

新商品、新規顧客など営業事務には新しいことが日々舞い込んできます。それを前向きにとらえられない人は辛くなるでしょう。

向いていないことも、克服することで得意になります。最初から決めつけず、参考程度に考えてください。

まとめ

今回は、営業事務に向いている人についてでした。いかがでしたか。

５つのうち、わたしが初めからある程度できたことはメール対応だけでした。高校や大学でビジネスメールの授業を受けていたからです。それでも続けて、12年以上です。継続すれば慣れで覚えられこともありますし、周囲のわたしへの理解があり助けられています。チームのお陰ですね。

今でも苦手なことはマルチタスクで、忙しいとあたふたしミスをすることもあります。口調がきつく出てしまうことも。そんな日は、ひとり反省会ですよ。。。

こんなわたしの経験が、みなさんのお役に立てばうれしいです。最後まで読んでいただき、ありがとうございました。